Zaman Yönetimi İçin 9 Temel Adım

banner-958944_960_720

24 saat yetmiyor, 25 olmalı. 7 gün yetmiyor, 8 olmalı. Bir ay yetmiyor, artı 1 gün olmalı. Hep bir şeyler eksik kalıyor çünkü… İşler yetişmiyor, gidilecek yerlere gidemiyoruz, aranacak kişileri arayamıyoruz, iki arada bir derede yaptığımız işler içimize sinmiyor. Her şey biriktikçe birikiyor. Kafalarda 500 tilki; onu yapmadım, bunu atladım, şunu boşverdim. Sonra o eksikleri tamamlamak, zamana yetişmek için kendimizi paralıyoruz. Alışveriş eksik kalıyor, rapor için sabahlıyoruz, bir konseri kaçırıyoruz, dinlenemeden yatağa giriyoruz. Spordur, yürüyüştür, hobilere zaman ayırmak bir çoğumuz için hayalden ibaret. Zaman yok ki nesini ayıracağız?
Kabul edelim ki hepimiz aynı şeyden şikayetçiyiz: Zaman bize yetmiyor. Sahi, o kadar saat nereye gidiyor?

Önce bakış açımızı değiştirelim

Zamanın bize yetmemesinin ötesinde, aslında biz zamanı yetiremiyoruz kendimize. Bilindik hikayedeki gibi, 24 altınımızı doğru kullanamıyoruz. Küçük şeylerde büyük zamanlar kaybederken, önemli konulara hak ettiği kadar zaman ayıramıyoruz. Oysa zamanın peşinden nefes nefese koşan bireyler olmak zorunda değiliz. Zamanı kendi yapısı içinde uzatıp kısaltamaz, eğip bükemeyiz elbette; fakat doğru ve etkili bir zaman yönetimi ile hayatlarımızdaki algısını değiştirebiliriz. 24 saati 25, 7 günü 8 yapabiliriz. Zaman yönetimi eksikliğinizin farkındaysanız fakat nereden ve nasıl başlayacağınızı bilmiyorsanız endişelenmeyin. Bu yazımızı size rehber olması için hazırladık.

Zaman yönetimi ile 25. saati yaratmak

day-planner-828611_960_7201- Zamanınızı analiz edin
Erteleme hastalığı üzerine araştırmalar yapan, ABD Carleton Üniversitesi Psikoloji Profesörlerinden Timothy Pychyl, bir hafta boyunca tüm zamanınızı nasıl kullandığınızı takip etmenizi öneriyor. Rutin ofis işlerinden toplantılara, duştan yemeğe kadar her türlü aktivitenizi takip edin, neyin ne kadar zaman aldığını görün. Bütün aktiviteleri takip ederek, küçük sanıp araya sıkıştırdığınız işlerin bazılarının tahmininizden uzun sürdüğünü, gözünüzde büyüttüğünüz bazı işlerinse aslında kısa zamanda yapılabildiğini fark etmeniz olası… Miami Üniversitesi’nde Klinik Psikoloji öğrencisi olan Nicholas Scheidt, bu yöntemle bütün bir haftaya hakim olduğunu ve sınavlara hazırlanmak veya bir ödev hazırlamak için ekstra zamana ihtiyacı olduğunda haftanın hangi günününde hangi saatleri kullanabileceğini bildiğini söylüyor. Siz de Apple Calendar veya Google Calendar gibi araçlarla haftanızın genel bir görüntüsünü oluşturabilir, zaman yönetimi için büyük bir adım atabilirsiniz.

analysis-626881_960_7202- Size uygun olan programı bulun
En etkili çalışma biçimizin ne olduğunu biliyor musunuz? En verimli saatlerinizi, en verimli günlerinizi? Eğer bilmiyorsanız, ABD Alabama Üniversitesi’nde Medikal-Klinik Psikoloji alanında doktora çalışmalarını yürüten Cady Block’un şöyle bir önerisi var: “Birkaç farklı program deneyin ve sizin için uygun olanı bulun.”
* Erken kalkan erken yol alır. Eğer sabahları erken kalkmayı seven biriyseniz ve sabahları kendinizi günün geri kalanından daha fazla üretken ve dinç hissediyorsanız, günün ilk saatlerini büyük bir özenle kullanın. Günün en zorlayacı işlerini o saatlere koyun. Sabah dinçliğinde 1 saatte yapabileceğiniz bir iş için, akşam üzeri iki katı zamanda zar zor yetiştirme riskini almayın.
* Günlerden gün seçin: Bazıları haftanın belirli günlerinde daha verimli olur. Örneğin, kimisi hafta sonu dinlenmiş olmanın getirdiği dinçlikle Pazartesi günleri süper-über üretken olurken, kimisi için de en verimsiz gündür Pazartesi. Haftanın kolay ve zorlu işlerinin dağılımını bu günlere göre yaparak “aynı işleri daha az zamanda” tamamlayabilirsiniz.
* Yığma veya dağıtma metodu: Yığma metodunda belirli grup işler belirli günlere yığılır. Farklı iş gruplarını aynı günde yaptığınızda her iş değişikliğinde yeni konuya adapte olmanız zaman kaybına sebep olabilir. Örneğin raporlamaları bir güne, müşteri ziyaretlerini bir güne yığarsanız dikkatiniz tek bir alanda toplanmış olur ve gün boyunca bir bütünlük yakalamış olursunuz. Bazıları içinse durum tam tersidir; aynı konular üzerine gün boyunca çalışmak verimsiz olabilir. Onların konsantrasyonu ise konu ve görev değiştikçe tekrar yükselir. Bu durumda “dağıtma metodu” uygundur.
* Şu zamanlarda çalışmam: Çalışmayacağınız zamanları tanımlamak da önemli. “Hafta içi akşamları çalışmam” veya “Pazar günleri işle ilgili bir şey yapmam. Hafta sonu çalışmam gerekiyorsa işimi Cumartesi günü hallederim” gibi tanımlamalar ile, tamamen size ait olan zamanları da tanımlamış olursunuz.

clock-163580_960_7203- Zamanlamada net olun
Eğer “Bu işi yapmaya saat 10’da başlayacağım” diye program yaptıysanız, gerçekten 10’da başlayın; 10:15’te değil. Çünkü bu tarz ertelemeler tek seferlik başlar fakat örnek teşkil ederek alışkanlığa dönüşür. Bu yüzden -özellikle zaman yönetimine yeni başladıysanız- programınızdaki saatleri suya değil, taşa yazın.
Eğer programda kendinize biraz esneklik tanımanız gerekirse, o zamanı çeşitli işlerden bölük pörçük çalarak değil, bütün bir işi başka bir zamana erteleyerek ve günü yeniden programlayarak yapın. “Ya bu raporu daha sonra hazırlayacağım ya da telefon görüşmelerini erteleyeceğim” diyerek, ertelediğiniz iş haricinde programın geri kalanına sadık kalın.

space-shuttle-992_960_7204- Söylemesi kolay ama => Başlayın
“Başlamak bitirmenin yarısıdır” derken mükemmel bir tespitte bulunmuş atalarımız. Zaman yönetimi için en kritik noktalardan biri de bu çünkü: Başlamak. “Şimdi başlayasım yok hiç” diye düşündüğünüzde şunu hatırlayın: Tamamlanmış ve başarılı olmuş pek çok işe, benzer düşüncelerle başlandı. Bir kere başladıktan sonra, işin akıp gittiğini ve bunun kendinizi ne kadar iyi hissettirdiğini siz de biliyorsunuz. O yüzden tekrar söyleyelim: Başlayın.

5- (Biraz) yardım alın
Özellikle uzun soluklu işlerde, sürecin neresinde olduğunuzu ve o ana kadar neler yaptığınızı iş arkadaşlarınızla gözden geçirmek, hem size dışarıdan bir göz sağlayacaktır hem de sizi programınıza sadık kalma konusunda motive edecektir.

hand-982054_960_7206- Küçük zamanlardan yekûn yaratın
Toplantıya 15 dakika var ve 15 dakikada satış raporlarını hazırlamanız mümkün değil. Onun yerine 15 dakika içinde -örneğin- müşteri portföyünüz için web taraması yapabilirsiniz. Gün içersinde bunun gibi o kadar çok 15 dakikamız oluyor ki, gün sonunda bir bakmışsınız, ayrıca zaman ayırmanız gereken bir işi bekleme sürelerinde bitirmişsiniz.

7- Teknolojiyi lehinize kullanın
Sık sık sosyal ağları ve gelen e-postaları kontrol etme huyu, erteleme hastalığının en yakın dostudur. Bir iş üzerinde tam konsantre biçimde çalışabilmeniz için Leech Block, StayFocused veya Focusbar App gibi bilgisayar uygulamaları geliştirilmiş. Bu uygulamalarla konsantrasyonunuzu bozacak belirli siteleri belirli günlerde ve haftanın belirli zamanlarında bloklayabilirsiniz. California Üniversitesi Klinik Psikoloji Doktora öğrencisi Sheila Modir bu uygulamaların kullanımı hakkında şöyle diyor: “Facebook ve Youtube gibi sitelerin ne denli zaman tükettiğinin farkındaysanız, bu programlar aklınızı çelen uyarıcıları ortadan kaldırıyor.”

tick-305245_960_7208- Mükemmeliyeti terk edin
Bir işi yaparken en mükemmelini değil, optimum kazanç sağlayacak olanı hedefleyin. Çünkü biliyoruz ki “mükemmel” söz konusu olduğunda üst sınır yok. Birkaç saatlik bir çalışmayla halledilebilecek ve hedefine ulaşacak çalışmaların üzerinde bütün gün çalışarak, başka şeyler için ayırmanız gereken zamanı tüketiyorsunuz aslında. Bu da sizi, bir şeyi “mükemmel” yapmaya çalışırken, başka bir şeyi yarım yamalak yapmak zorunda bırakıyor. Hedefiniz “maksimum” değil, “optimum” olsun.

organic-1280537_960_7209- Kendinizi ödüllendirin
Zaman yönetimi hakkında en önemli noktalardan biri de bu aslında. Zamanınızı programlarken molalarınızı, tatillerinizi, dinlenme zamanlarınızı da muhakkak programa ekleyin. Ruhunuzu, bedeninizi ve zihninizi dinlendirdiğiniz zamanlar sizin iyiliğinize olduğu gibi, işinizin de faydasınadır. Dinlenmiş ve dinç bir zihinle işinizde çok daha verimli çalışacağınızdan şüpheniz olmasın.

 

Kaynak

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir